FUNCIONALIDADES QUE UM SOFTWARE DE GESTÃO DEVE OFERECER PARA SUA REVENDA

Um bom empresário no segmento agrícola sabe mais do que ninguém que tempo pode ser tão valioso quanto dinheiro. O que alguns deles ainda não têm conhecimento é que, para não se perder nenhum dos dois, é muito importante contar com um software de gestão que seja completo e eficaz.

Escolher um desses programas para uma revenda de insumos agrícolas não é tarefa fácil. Assim como o mercado de agronegócios, a concorrência de softwares cresce e novas plataformas surgem a todo o momento. Mas nem todos apresentam as soluções fundamentais para garantir lucratividade, organização e segurança das informações. Para não errar na hora da seleção, selecionamos algumas funcionalidades essenciais que um software de gestão deve oferecer para a sua revenda. Confira!

Transações comerciais

Uma revenda de insumos agrícolas usualmente apresenta uma circulação grande de produtos, ter o controle exato sobre estes é importante para garantir uma rentabilidade do negócio e otimização de logística interna.

Por isso, um software de gestão deve sempre oferecer funcionalidades voltadas para transações comerciais, tais como: guardar dados sobre compras, controle de estoques, vendas e faturamento, além de armazenamento de notas fiscais e emissor de cupom fiscal (ECF).

Controle financeiro

Outra questão importante que todo dono de revenda deve considerar ao escolher um software para seu negócio é o módulo de gestão financeira. Para lidar melhor com dados, é preciso ter acesso a informações como receitas e despesas de forma organizada, objetiva e sem erros.

Para monitorar essas transações, o ideal é que o software apresente uma agenda financeira e uma área dedicada a apresentar saldos bancários e dados sobre o caixa.

A geração de boletos e baixas automáticas através do arquivo de retorno do banco são essenciais.

Em um segmento onde o volume de cheques é grande, ter um eficiente controle de cheques também é fundamental.

Integração com o fisco

Um dos problemas que mais pode dar dor de cabeça a um revendedor de insumos agrícolas e fazer diminuir a lucratividade de seu negócio é ter problemas com a Receita Federal. Para que isso não aconteça, certifique-se de que o programa escolhido tenha integração com o Sistema Público de Escrituração Digital (Sped), que faz parte do programa de Aceleração do Crescimento do Governo Federal (PAC 2007/2010). Com ele, é possível fazer registros de entrada e saídas, de inventário, de apuração de IPI e ICMS.

Módulo para se relacionar com produtor rural

Prestar atenção nos produtores rurais e conhecer suas demandas é fundamental para melhorar o relacionamento com eles e, consequentemente, fidelizá-los. O primeiro passo para isso é ter todas as suas informações registradas em um local de fácil acesso.

Interface intuitiva

A função básica de um software operacional é facilitar a gestão. Por isso, não adianta ter um programa que seja difícil de operar, em que encontrar as informações ou mesmo inseri-las seja complexo. Antes de optar por um software de gestão, faça o teste e veja se ele apresenta uma navegação intuitiva e descomplicada.

Recursos imprescindível (atenção)

Para evitar inúmeros retrabalhos, além das funcionalidades descritas anteriormente, tenha a CERTEZA que o software escolhido para sua revenda, atenda as seguintes solicitações:

Compêndio eletrônico de defensivos agrícolas;
Atualização automática de produtos formulados;
Receituário agronômico;
Ficha de emergência;
Integração com fabricantes (exemplo: Bayer, Basf, Syngenta e os demais);
Integração com órgãos reguladores (exemplo: IMA, Agrodefesa, IDAF e os demais);
Importação da nota fiscal eletrônica e conferência com o pedido de compra;
Gerenciamento de estoque (exemplo: lote, validade, reservas, filiais e outros);
Tabelas de preços (por período, por cultura);
Gerenciamento de pedidos pendentes (em carteira, entrega futura);
Faturamento parcial;
Controle de comissões;
Gerenciamento do limite de crédito (por cliente, por família);
Painéis de decisões estratégicas (Dashboards);
Visitas agronômicas;
Resultados por safra;
Controle de trocas.

Suporte técnico faz parte do software

Não adianta nada o software possuir as características apresentadas neste artigo, se o atendimento quando necessário não corresponder a demanda de sua revenda.

Então, atenção com as 3 dicas abaixo:

Analise as formas de atendimentos, para evitar que quando necessário, você tenha que “abrir um chamado no site”. O tempo de resposta para cada solicitação também deve ser analisado.
Verifique se você terá um consultor disponível, que conhece a sua revenda, ou se sua empresa será apenas mais um número no cadastro de clientes.
Cuidado com a decisão emocional de decidir pela marca mais conhecida somente por ter maior representatividade no mercado. Pode ser que em determinado momento, o mercado não tinha opções disponíveis e por isso esta marca alcançou tal representação. Hoje temos opções no mercado, então escolha no máximo três empresas específicas do setor e verifique qual a melhor opção comparando os recursos, a facilidade de uso e principalmente se a empresa estará presente nos momentos turbulentos.

Recursos focados no seu tipo de negócio

Não é produtivo ter um excelente software de gestão se ele não é direcionado para o seu tipo de negócio. Por isso, confira sempre se o software em vista possui recursos específicos para facilitar operações particulares do dia a dia de sua revenda. Um módulo com campos determinados para catalogar informações técnicas vão ajudar a calcular lucro e possíveis prejuízos, por exemplo.

Agora você já está preparado para acertar na escolha de um software que vai poupar seu tempo e trazer mais lucratividade para sua revenda de insumos agrícolas.

E para você, o que não pode faltar em um bom software de gestão? Ainda tem dúvidas sobre o assunto? Divida conosco suas dúvidas ou compartilhe sua experiência!

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